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會計原始憑證電子化業務平臺

一、立項目的、意義和必要性
　  1、 項目研究的目的：
　  根據國際權威數據機構IDC的報告，會計外包市場在2008年已經達到476億美金的規模，隨著web2.0在全球范圍內的興起，會計服務通過互聯網來實現和交付已經越來越成為可能。隨著本土中小企業的信息化程度的提高和會計電算化的普及，互聯網和信息化改變著企業運營的模式。該項目將通過會計原始憑證掃描等方式進行數字化處理，并將電子影像文件集中存儲和管理，提供給財會人員進行記賬,復核等業務處理. 建立以電子化的會計原始憑證為基礎的工作流程管理, 從而解決會計原始憑證傳遞慢、保管難、查詢難的問題。
　  2、 項目研究的意義：
　  該項目的研究，對于提高會計原始憑證的流轉效率和管理效率,更好地滿足中小企業財務“日清月結”的需求，把傳統的財務手續變成事前籌劃與實時監控，讓企業在高效管理與成本節約之間找到最佳平衡，對于增強企業財務制度的執行力，推動企業的發展，有積極的作用。
　  3、 項目研究的必要性：
　  在國內代理記賬行業，企業的會計原始憑證的傳遞，往往通過去客戶處取，客戶送上門，第三方物流方式進行，容易造成會計原始憑證的破損、丟失、毀壞，對會計原始憑證保存的完整性、安全性帶來困難。原始的紙質票據不便于日常實時查詢，更無法實現異地查詢。通過會計原始憑證電子化，可以方便、靈活、快捷地實現會計原始憑證全掌控，并與企業的內控結合，協同管理，縮短企業的管理流程。
　  二、技術水平
　  1、項目所屬領域：高技術服務業
　  2、國內研究現狀：在國內代理記賬行業，記賬業務主要由會計根據紙質的原始憑證,在本地化的財務軟件或者SAAS模式的記賬軟件進行記賬,原始憑證通常采用郵寄或者上門的方式獲得。而通過在線的方式,將原始憑證的電子文件,提供給會計進行記賬業務處理,在國內的代理記賬行業,很少發現。
　  3、國外研究現狀：目前，原始憑證的電子化在國際經濟領域中有著廣泛的應用，相關技術，如原始憑證的電子化、原始憑證的電子化存儲，在國際金融及商業領域中都有廣泛的應用。在憑證遠程傳輸和處理方面，國外已經率先完成了憑證在線交換體系的建設和改革，并且已經基本做到通過在線的方式全面完成電子憑證的采集、處理與清算。這一技術在國內的開發與應用尚屬空白,國內的財務外包服務機構還停留在以原始憑證為基礎的財務處理模式上，這樣對行業的發展、企業的發展及客戶的服務都造成了極大的局限。
　  ４、與同類研究技術的比較：與傳統的代理記賬業務模式相比較，采用基于電子化原始憑證的業務模式,賬務處理可以先于原始憑證的到達而完成，從而大大提高了財務管理、財務處理的效率和速度。
　  三、項目總體目標
　  1、關鍵技術指標：客戶端瀏覽器在0-5秒內裝載完成, 文檔上傳速度不小于20K/秒; 單次請求的處理時間應不超過10秒;用戶報告系統在指定時間內的故障比率<1%；系統支持7*24小時服務，系統不停機運行時間>100天；系統支持的最大用戶交易并發數為500；系統可容納的最大用戶數為10000。
　  2、經濟效益指標：會計原始憑證電子化業務系統提供了及時訪問客戶原始憑證的能力，將提供一套完整的、自動的、安全的、能滿足國內中小企業實際應用需求的解決方案,而且提高了服務的附加價值，預計借助該系統，可以擴大銷售額500萬元。
　  3、社會效益指標：會計原始憑證電子化業務平臺的推出,將滿足客戶對財務外包服務的便捷性需求，滿足客戶“日傳單”、“日記賬”“日清月結”的財務管理需求，改善國內現有的憑證處理體系和會計處理習慣，推動國內的會計憑證處理與國際接軌，具備積極的作用
　  四、項目具體內容
　  1、要解決的主要問題：拍照硬件的選擇及設計,條碼識別及壓縮軟件的設計;電子文件自動分發到對應的客戶目錄;文檔管理平臺的目錄組織及規劃；電子文件管理平臺的歸檔,退回,作廢等文件流轉功能;電子文件的瀏覽及放大縮小功能開發。
　  2、解決方案：運用數據庫、Internet、條碼、OCR識別、圖像壓縮、海量存儲、數據加密等最新的應用技術成果，將會計原始憑證通過掃描等方式進行數字化處理，并將電子文件集中存儲和管理，通過互聯網提供給財會人員進行記賬、復核等業務處理。
　  3、工作任務：
　  （1）硬件的選擇及設計：針對代理記賬行業中小企業票據類型的多樣化，并結合工作效率的要求，硬件考慮采用拍攝設備，能處理A4和B5兩種幅面的原始憑證，外形簡潔，成本控制在300-500元。
　  （2）條碼識別軟件的設計：能夠準確識別一維碼，支持2種工作模式（單拍和多拍），可以選擇不同的壓縮比以及多種存儲各式，支持特定長度及格式的一維碼的篩選，能自動以一維碼的信息作為文件名稱保存。
　  （3）電子文件自動分發：能夠根據條碼信息自動分發到系統對應的文件目錄下，如果出現不匹配的文件，可以通過短信，郵件等方式，及時提醒相關業務人員處理。分發錯誤率小于0.0001。
　  （4）文檔管理平臺的目錄組織及規劃：地區作為一級目錄（一期包括北京，上海，天津，大連，杭州，南京，南通，濟南）；客戶名稱作為二級目錄，年份作為3級目錄，月份作為4級目錄，在月份下設置歸檔，退回等子目錄。
　  （5）電子文件管理平臺的文件流轉功能：自動分發到客戶目錄里面的文件應該出現在對應業務人員（如記賬會計）的工作桌面上，記賬完成后，執行歸檔操作后，無需刷新頁面操作，及時從待處理的任務中取消；同時，業務上應該支持作廢，退回等操作。 
　  4、關鍵技術：資料庫基于JSR-170標準接口和相關的標準構建；使用Ajax實現從服務器端異步獲取數據，根據客戶的需求實時顯示在頁面的特定位置；基于文件夾的規則引擎設計，實現業務文檔的規則驅動，并通過一致化模板為用戶提供自定義界面外觀；利用JSF進行網頁風格設計；通過瀏覽器顯示最終結果；利用Flash編寫的預覽模板，自定義各類預覽模板，用來實現文檔的不同視圖；系統實現與系統的網絡層次結構無關，具有良好的伸縮性：可同時適應于應用分布式的網絡架構或應用集中式的網絡架構；支持跨平臺無縫移植；
　  5、創新點：國內代理記賬行業首家針對中小企業原始憑證通過條碼進行管理，通過規則引擎設計，實現電子憑證的自動分發,支持憑證的待處理-歸檔-作廢-退回等流轉,采用領先的文檔權限控制和加密技術，有效保障文檔的安全。
　  五、推廣應用前景及項目實施的風險分析
　  １、推廣應用前景：該項目基于B/S模式，打破了時間與地域限制，可以大規模復制并推廣。針對不同類型的企業,可以提供不同形式的財務外包服務。集團公司及分支機構的財物外包服務創新:由集團公司及各個分支機構將其日常核算的經濟業務的原始憑證電子化后，全部上傳到會計憑證電子化業務平臺中，華財專業人員統一進行賬務處理，集團公司及分支機構可以在線審核、查賬、打印合并報表等。中小企業的財務外包服務創新：客戶端的行政、出納人員將企業原始憑證電子化后，上傳到會計憑證電子化業務平臺中，華財專業人員統一進行賬務處理，客戶可實時在線審帳、查看。
　  2、風險分析：
　  市場風險：可能存在著研發成果在產品中應用后無法得到市場認可。
　  技術風險：可能存在技術開發無法實現預期目標，導致研發失敗的結果。
　  政策風險：可能存在政府相關政策調整，導致該項研發沒有實際意見。
　  營銷風險：可能存在技術在產品中應用后不能訂購方接受。
　  六、項目組織管理措施
　  1、組織協調措施及項目運行機制：
　  （1）制定立項報告；
　  （2）對項目投入進行核算，編寫預算計劃；
　  （3）組成課題研究小組，對項目組成員進行分工，并配備相應的研發專用設施及設備；
　  （4）對項目進行嚴格的管理，對研發人員進行嚴格的績效考核；
　  （5）執行嚴格的研發流程：按照市場調研→拍攝設備選型→系統設計與編碼→系統測試→系統優化→提交業務指導書的路線進行研究開發。
　  （6）項目負責人進行階段性審查，項目完成后組織專家組進行審核。
　  2、保障措施：
　  （1）技術保障。技術部負責對項目參與人員進行培訓，組織技術攻關，為項目開展提供技術支持。
　  （2）人員保證：人力資源部門做好項目參與人員的績效考核，確保參與人員的穩定性；同時，做好人才儲備，在項目出現人員短缺時，能及時予以補充。
　  （3）資金保證：財務部門做好經費的及時劃轉，做好資金使用的核算與監管，確保項目的順利實施。
　  七、項目實施計劃
　  2009.1.1－2009.3.30 項目前期調研及需求分析
　  2009.4.1－2010.1.30 拍攝儀選型，識別軟件及文檔管理平臺設計與開發
　  2010.3.1－2010.6.30 系統功能測試
　  2010.7.1－2011.6.30 系統功能優化及培訓
　  2011.7.1－2012.12.30 完善業務手冊及知識產權辦理
　  八、成果描述
　  預期主要技術成果：申請發明專利1項，實用新型專利2項，外觀專利1項。
　  知識產權歸屬：歸屬本申請單位。
　  1.國外先進理念和管理方式與國內財務外包業務結合的創新
　  通過會計原始憑證電子化業務平臺完成電子憑證的采集、處理與清算，這一系統和體系的建立可以使賬務處理先與原始憑證的到達而完成，從而大大提高了財務管理、財務處理的效率和速度。
　  結合國外先進理念和管理方式，并充分考慮了華財會計在線的實際業務情況而建立的會計原始憑證電子化業務平臺，既能提供在網上立即訪問會計電子憑證的能力，保證所需要的文檔按照正確的工作流程在正確的時間提供給正確的使用人員，又可不再依賴紙張進行業務文檔的存儲及管理，實現低成本的光存儲介質、磁帶等設備的自動化文檔存儲等。系統既允許將文檔、圖像、報表數據集中存儲在一個系統中，進行全面集中管理，同時也允許將索引管理信息集中存放，文檔對象分布存儲，從而實現“分布式存儲、集中式管理”體系架構。
　  2．現有的憑證處理體系和會計處理習慣的創新 
　  會計原始憑證的電子化經歷數字化、檢查、OCR識別、校對、檢驗等一系列的過程,同時,應用OCR技術，使文檔處理達到“自動集中處理+電子安全保存+數據有效應用”的效果。會計原始憑證電子化業務平臺建立了以電子化的會計憑證為基礎的工作流。電子化的會計憑證直接進入工作處理流程，觸發相應的業務處理過程，并且依據預先設定好的工作流程來進行流轉，大大提高自動化程度。電子化的會計原始憑證資料完成了業務處理流程之后，需要將這些數字化資料進行長期存儲以滿足日后經常性的查詢訪問需求，同時對于經常不用的資料還需要進行歸檔處理。通過多級存儲的支持以及存儲管理軟件的集成使用，使得大量的數字化資料的長期存儲變得容易和安全，并且容易實現在線訪問。
　  會計原始憑證電子化業務平臺的推出,將滿足客戶對財務外包服務的便捷性需求，滿足客戶“日傳單”、“日記賬”“日清月結”的財務管理需求，做到通過在線的方式全面完成電子憑證的采集、處理與清算。會計原始憑證電子化業務平臺的應用可以使得賬務處理先與原始憑證的到達而完成，從而大大提高了財務管理、財務處理的效率和速度，推動國內的會計憑證處理與國際接軌。
　  華財會計在線的代理記賬業務依托會計原始憑證電子化業務平臺開展5年來,取得了很好得使用效果,具備很強的可操作行。
　  3.憑證電子化帶來的記賬作業方式的創新
　  會計原始憑證電子化業務平臺按照憑證處理的不同角色，如助理會計，記賬會計，復核會計等，并采用流水線作業模式。憑證處理的主要流程包括原始憑證歸集-憑證電子化-電子化憑證傳輸-電子化憑證財務處理-電子化憑證歸檔-電子化憑證復核-電子化憑證統計等。
　  會計原始憑證電子化業務平臺的主要功能包括業務流程管理、數據存儲管理、系統管理、權限管理、條碼管理、報表管理等功能。 
　  電子化憑證的流轉處理：電子憑證在本地采集，通過傳輸服務集中存放在數據庫服務器上，任何有權限的操作員都可對會計原始憑證的電子憑證憑證進行訪問，不會受到地域和時間限制。 
　  靈活的會計原始憑證復核功能：對已經建立精確索引的會計原始憑證電子憑證提供按原始憑證編碼、客戶名稱等進行復核，并可進行批量復核查詢。 
　  在線業務流程監督機制：實時記錄和傳遞業務信息，通過網絡傳遞到各相關部門，進行業務查詢、監督處理等管理，為業務管理提供網絡化支持。 
　  嚴格身份認證和授權/訪問控制：平臺提供多種可選認證方式，可以控制應用/用戶訪問哪些信息，而且控制應用/用戶有權執行哪些操作。 
　  完善的系統功能：提供了會計原始憑證電子化憑證的存儲、查閱、備份及數據清理等功能，同時還能利用這些數據實現如風險控制、數據統計等功能。 
　  條碼管理功能：提供會計原始憑證的條碼接口選擇和支持。 
　  通過作業方式的轉變，很大程度的提高了財務處理的工作效率。